💬 II Comunicación – Identidad y narrativa del proyecto

1. Conocimiento funcional de Decidim

• Organización de la reunión e introducción a la funcionalidad de Agora. Se recordó que el objetivo inicial era que el equipo de comunicación adquiriese una comprensión más amplia del funcionamiento de Decidim/Agora para poder tomar decisiones informadas. Se destacó la necesidad de clarificar los objetivos concretos del proyecto dentro de la universidad y el alcance funcional previsto en esta fase inicial.

• Gestión de iniciativas y marco regulatorio. Se enfatizó que antes de activar las iniciativas de agora.eus.eus es imprescindible contar con capacidad interna para gestionarlas, así como con un marco normativo claro: qué iniciativas se aceptan, cuál es su recorrido, qué requisitos existen y quién puede participar. Se planteó elaborar una normativa general y normas específicas según el tipo de acción.

• Estructura de Órganos de Gobierno y Funcionalidades. Se mostró cómo Decidim permite reflejar la estructura organizativa de la universidad mediante órganos, y cómo estos pueden visualizarse de forma jerárquica en la interfaz, aunque técnicamente la plataforma no crea subórganos, sino que permite representar niveles jerárquicos mediante vistas anidadas. Cada órgano puede configurarse con funcionalidades distintas y alojar contenidos como actas, debates o propuestas.

2. Identidad visual y diseño

La reunión dedicó un bloque específico a revisar en profundidad la situación actual y los requisitos futuros de la identidad visual de Agora, tanto en la plataforma Decidim como en el nuevo sitio web institucional.

• Necesidad de coherencia visual antes del lanzamiento público. Se subrayó que Agora no puede comunicarse públicamente hasta contar con una identidad visual claramente definida y aplicada correctamente en todos sus entornos digitales.

• Estado actual de la marca y sus aplicaciones. Aunque la marca institucional de la EHU está definida, sus aplicaciones específicas para la plataforma Agora todavía no existen. Esto incluye tipografías, componentes visuales, uso de logo, paleta cromática, iconografía y adaptación a los módulos propios de Decidim.

• Trabajo directo con la agencia de rebranding. Se acordó que será necesario trabajar estrechamente con la agencia responsable del rebranding institucional. Dado que la plataforma Decidim tiene limitaciones técnicas en cuanto a personalización, se deberán definir pautas específicas adaptadas a sus capacidades reales..

• Alineación con el nuevo sitio web institucional. Se estableció que la referencia visual principal será el nuevo sitio web de la EHU. El diseño de Agora deberá mantener coherencia con él, de manera que la experiencia de navegación y el estilo institucional sean consistentes.

• Compromiso del equipo de comunicación. El equipo de comunicación se comprometió a poner en contacto a la empresa que desarrolla la aplicación de la imagen de marca con el equipo facilitador, para que dicha empresa entregue pautas detalladas para su implementación en agora.ehu.eus, garantizando así uniformidad y viabilidad técnica.

• Necesidad de no retrasar plazos. Se insistió en la importancia de avanzar sin demoras en este apartado, ya que el diseño visual es una condición habilitante para el lanzamiento público y para la correcta comprensión de la herramienta por parte de la comunidad universitaria.

3. Taxonomías, Autenticación y Autorización

• Taxonomía organizacional y autenticación de participantes. Se presentó el uso de taxonomías para representar la organización interna (gobierno, estructura académica, centros, etc.). Se señaló que una identificación precisa del participante requiere conocer exactamente su posición dentro del organigrama, algo que actualmente no está completamente disponible debido a la falta de segmentación de la base de datos universitaria.

• Necesidad de definir la estructura para la coordinación con el equipo TIC de la EHU.Se identificó como punto crítico la ausencia de segmentación adecuada en los datos institucionales, lo que afecta a múltiples proyectos. Se acordó que el equipo de comunicación y el equipo facilitador deben definir un esquema organizativo claro para que equipo TIC de la EHU pueda validarlo técnicamente.

• Marco operativo de autorización y permisos. Aunque cualquier persona con correo institucional puede registrarse, la participación (debates, votaciones, propuestas) depende de reglas predefinidas verificadas mediante LDAP. Cada acción genera una comprobación en tiempo real para validar si el participante cumple las condiciones.

• Organización de datos: taxonomías y campos de interés. Además de las taxonomías, los “campos de interés” permiten que los participantes reciban notificaciones segmentadas según los temas que les interesen. Esto evita la saturación comunicativa y facilita consultas dirigidas.

• Uso de campos de interés para notificaciones y boletines. Se explicó cómo estos campos permiten enviar boletines personalizados, solo a quienes tienen marcado un área temática. También se valoró la posibilidad de que las notificaciones relacionadas con Agora se envíen desde Decidim para garantizar la segmentación automática.

4. Condiciones para un primero proceso participativo de caracter gneral

• Criterios mínimos para anunciar públicamente Agora. Se definieron tres requisitos clave para comunicar que Agora está en marcha: (1) identidad visual correctamente implementada; (2) claridad sobre funciones y órganos que formarán parte del lanzamiento inicial; y (3) identificación de dos o más temas relevantes para procesos públicos.

• Definición de temas para un primer proceso participativo de caracter general. Se planteó comenzar con temas pequeños o simbólicos que animen a participar, y otros más estratégicos que generen un debate profundo. Se recordó la necesidad de asegurar la capacidad interna para gestionar un debate amplio.