🧭 Conclusiones y proyección de EHUagora

1. Objetivos de la reunión

La reunión tuvo como objetivo presentar el estado del proyecto EHUagora, contrastar los criterios de despliegue de la plataforma y recoger aportaciones para su evolución, gobernanza y puesta en marcha.

Asimismo, la sesión se orientó a definir los próximos pasos del proyecto, incluyendo la elaboración de un documento de síntesis del proceso, su elevación a los vicerrectorados implicados y a la Secretaría del Rectorado para su debate y aprobación, la puesta en marcha del equipo de gobernanza, la definición de los primeros procesos participativos y la preparación del lanzamiento público de EHUagora.

2. Estado del proyecto EHUagora

Se constata que la plataforma agora.ehu.eus se encuentra operativa.

• En la fase actual, el despliegue no se realiza todavía sobre servidores propios de la EHU, tratándose de una solución provisional.

• Se acuerda que el alojamiento definitivo en infraestructura propia de la EHU deberá abordarse como parte de la evolución del proyecto.

• Se fija la denominación institucional EHUagora y el nombre público Agora.

• Queda pendiente revisar y ajustar los textos generales para alinearlos con el libro de estilo y el marco comunicativo institucional.

3. Identidad, marca y comunicación

• Se destacó la importancia de garantizar una integración coherente y homogénea de EHUagora en el ecosistema digital y comunicativo de la EHU, en línea con la estrategia de innovación institucional.

• Se valoró la aplicación de estilos CSS corporativos para mantener la identidad visual sin requerir conocimientos técnicos avanzados por parte de las personas administradoras.

• Se informó de la colaboración en curso con la empresa responsable de la aplicación de la marca, que entrará en coordinación con el equipo técnico encargado del despliegue de EHUagora.

• Se indicó que, para el envío de boletines, se utilizará una herramienta complementaria.

4. Acceso, autenticación y autorizaciones

• El acceso a EHUagora se realizará mediante autenticación corporativa.

• El equipo técnico encargado del despliegue colabora con el área de informática para avanzar en este ámbito.

Consideraciones relevantes

• No se permitirá la participación anónima en la plataforma; por tanto, los alias, nombres y apellidos verificados no podrán ser modificados por las personas usuarias.

• La autenticación verifica la identidad, mientras que la autorización determina las acciones permitidas.

• El sistema comprobará, en cada acción de participación, que la persona pertenece al colectivo autorizado.

• Las autorizaciones dependerán del ámbito organizativo y de decisiones político‑funcionales.

• El diseño de los espacios de participación deberá tener en cuenta el tiempo necesario para articular técnicamente los grupos de autorización.

Líneas de trabajo y tareas pendientes

• Definir y mantener un mapa organizativo oficial, completo y permanentemente actualizado, integrándolo progresivamente en el diseño de los espacios participativos.

• Realizar una estimación de recursos y horas técnicas necesarias para la integración de servicios de traducción automática en EHUagora.

5. Euskera y traducción automática

• Se informó de que se ha iniciado la coordinación entre el equipo de comunicación y el equipo HITZ de la EHU en relación con la traducción automática de contenidos en EHUagora.

• Se indicó que la infraestructura de traducción automática ya se encuentra preparada por parte de HITZ, quedando pendiente la adaptación del código fuente de EHUagora para su conexión con dichos servicios.

• Se señaló que el alcance funcional de la traducción automática podría incluir:

  • La traducción de contenidos del panel de administración.

  • La posibilidad de ofrecer la opción «ver traducción» en los contenidos publicados por las personas participantes.

  • La traducción entre euskera y castellano, y eventualmente entre castellano e inglés.

  • La exploración futura de la adaptación a variedades dialectales del euskera, mediante la posible conexión con servicios propios como LATXA.

• Se dejó constancia de que la traducción automática se concibe como una herramienta de apoyo a la comprensión y, en ningún caso, como sustitución de la expresión original de las personas participantes.

Líneas de trabajo y tareas pendientes

• Realizar una estimación de recursos y horas técnicas necesarias para la integración de servicios de traducción automática en EHUagora.

6. Principios de Agora

Se presentaron los principios que rigen el uso de la plataforma:

• Transparencia: claridad previa sobre objetivos, normas y decisiones.

• Trazabilidad: seguimiento visible de las aportaciones desde su inicio hasta su resolución.

• Respeto y diversidad: garantía de un entorno seguro, inclusivo y respetuoso.

• Lengua: normalización del euskera y derecho a participar en las lenguas oficiales.

• Comunicación y accesibilidad: información clara, comprensible y accesible para toda la comunidad.

Líneas de trabajo

• El equipo de participación se encargará de revisar la redacción de estos principios.

• El equipo facilitador propondrá el cauce para hacerlo a través de EHUagora.

7. Condiciones de uso de EHUagora

• Se expusieron las condiciones básicas de uso de la plataforma, cuyo objetivo es ofrecer un espacio de comunicación y participación democrática para la comunidad universitaria.

• Dichas condiciones deberán concretarse, entre otros aspectos, en:

  • Las condiciones de acceso y participación.

  • Los comportamientos aceptados y no aceptados.

  • La prohibición de contenidos falsos, manipuladores, discriminatorios, comerciales o que vulneren datos personales.

  • El sistema de acceso en función de los distintos colectivos universitarios.

Líneas de trabajo

• El equipo facilitador propondrá el cauce para finalizar la redacción de las condiciones de uso.

8. Criterios estratégicos de despliegue

• El despliegue de EHUagora se basará en las estructuras y prácticas ya existentes en la EHU.

• Se dará prioridad a los órganos de participación frente a la apertura inicial de procesos participativos más amplios.

• Se explorarán nuevas oportunidades sin superar las capacidades organizativas y técnicas disponibles.

• Se complementará la fase inicial con uno o dos procesos de alto impacto y enfoque estratégico, que contribuya a activar el interés y la implicación de la comunidad universitaria. 

• Se ajustarán los plazos, equilibrando ambición y realismo en función de la carga de trabajo de los equipos implicados.

• Se diseñarán los procesos con antelación, permitiendo la incorporación progresiva del sistema de autorizaciones.

• Estos criterios se concretarán operativamente a través de las funcionalidades iniciales de la plataforma y de los casos de uso piloto, evitando duplicidades y asegurando coherencia entre la estrategia y la implementación.

9. Funcionalidades iniciales

• Se priorizará un sistema de archivo accesible y estructurado que facilite la consulta de documentos, actas y contenidos vinculados a los espacios participativos.

• La experiencia de uso deberá ser clara, unificada e intuitiva, adaptándose a las necesidades de la comunidad universitaria.

• Se habilitarán mecanismos para presentar propuestas con apoyos, votaciones y trazabilidad, así como herramientas para solicitar la inclusión de temas en los órdenes del día de los órganos.

• Se podrán activar espacios deliberativos complementarios, como blogs internos, cuando los órganos lo consideren necesario.

• Todo ello se implementará considerando la convivencia con otras plataformas del ecosistema Guadatel (G‑OCS y G‑EDE), definiendo el rol específico de EHUagora y evaluando posibles integraciones funcionales que eviten solapamientos.

• Se puso de manifiesto la necesidad de que las actas generadas y publicadas en EHUagora puedan ser acreditadas conforme a los sistemas oficiales de certificación existentes en la EHU.

• Se señaló que el sistema vigente requiere evidencias de existencia y autenticidad del acta, considerándose que la publicación mediante una URL accesible podría constituir una evidencia válida.

Líneas de trabajo

• Definir el rol específico de EHUagora frente a las herramientas G‑OCS y G‑EDE.

• Estudiar posibles integraciones funcionales evitando duplicidades.

• Contrastar con la Secretaría General los requisitos para la acreditación y certificación oficial de las actas publicadas en EHUagora.

10. Casos de uso y órganos piloto

Claustro Universitario

• Órgano de gran tamaño, compuesto por aproximadamente 250 miembros.

• Se considera clave mejorar la relación entre las personas claustrales y el conjunto de la comunidad universitaria.

• El proceso para incorporar puntos al orden del día debe ser claro, comprensible e intuitivo.

• Idealmente, cualquier persona de la comunidad universitaria debería poder conocer las propuestas en debate y solicitar el apoyo de una persona claustral para su incorporación al orden del día.

• La normativa vigente exige un registro específico para la entrada de propuestas.

• Se destacó la existencia de un Claustro reducido (aprox. 47 miembros) como posible órgano piloto, por su menor complejidad técnica y organizativa, señalándose la necesidad de analizar las implicaciones de confidencialidad.

Líneas de trabajo

• Diseñar el órgano digital del Claustro alineado con el procedimiento formal.

• Definir mecanismos de validación de propuestas, incluyendo el posible rol del secretariado.

Consejo de Gobierno

• El carácter privado de sus deliberaciones no impide su presencia en EHUagora.

• Su espacio puede tener sentido a título informativo en relación con su composición, funcionamiento y otros aspectos públicos.

Líneas de trabajo

• Diseñar un modelo dual con un espacio público informativo y un espacio privado de deliberación.

Vicerrectorados de Participación y Comunicación

• Se identifican como espacio tractor para el despliegue inicial de EHUagora.

• Pueden actuar como ámbito piloto para testar funcionalidades, metodologías participativas y modelos de gestión.

• Permiten articular procesos participativos de alto impacto, especialmente orientados al conjunto de la comunidad universitaria.

Líneas de trabajo

• Diseñar, junto con el Consejo de Estudiantes, procesos participativos de impacto dirigidos al alumnado, garantizando un retorno visible.

• Extraer aprendizajes que sirvan de referencia para el despliegue progresivo de EHUagora.

11. Procesos de impacto

• El alumnado deberá formar parte central de estos procesos por ser el colectivo más numeroso de la comunidad universitaria.

• Se definirán procesos participativos diferenciando entre procesos estratégicos, con impacto real en la toma de decisiones, y procesos demostrativos, orientados a mostrar y validar funcionalidades.

12. Otros espacios de participación posibles

Como referencia no vinculante, se mencionaron otros posibles procesos futuros:

• Procesos vinculados con las prácticas y protocolos de investigación, como la revisión del código de buenas prácticas de la EHU.

• Dinámicas participativas en el marco de la Asamblea del Consejo de Estudiantes.

• Procesos de debate y participación en torno al sistema de becas.

13. Gobernanza de EHUagora

• Se acordó la creación de un equipo estable de gobernanza de EHUagora, que evolucionará a partir del grupo de trabajo actual hacia un órgano permanente, con reuniones de carácter mensual.

• Posible composición

  • Vicerrectorado de Participación y Comunicación.

  • Vicerrectorado de Grado y Digitalización.

  • Secretaría General.

  • Direcciones y unidades implicadas en función de los temas a tratar.

  • Consejo de Estudiantes, como órgano representativo del alumnado.

• Funciones

  • Diseñar, coordinar y supervisar los espacios y procesos participativos.

  • Garantizar el cumplimiento de las normas, la formalidad institucional y la calidad democrática.

  • Acompañar a órganos y unidades en las fases iniciales de uso de la plataforma.

  • Designar y formar a las personas administradoras de los espacios de participación.

  • Coordinar la incorporación de nuevas funcionalidades.

Líneas de trabajo

• Definir responsabilidades concretas y, en su caso, comités específicos.

• Garantizar apoyo técnico especializado.

• Avanzar hacia la consolidación del órgano como estructura estable.

• Dotar al órgano de gobernanza de un espacio propio en EHUagora.

14. Próximos pasos

• Redactar y validar el acta de la reunión.

• Elaborar un documento de síntesis del proceso, el equipo facilitador lo presentará antes del 12 de enero.

• Presentarlo a los vicerrectorados implicados y a la Secretaría del Rectorado.

• Poner en marcha el equipo de gobernanza.

• Definir los primeros procesos participativos, con especial atención al alumnado.

• Preparar el lanzamiento público de EHUagora antes de abril, condicionado a los elementos básicos.

15. Cierre

Se cerró la sesión con una valoración con una rodna de palabras, la p`rirea de ella para indicar cómo valoranas personas participants el proceso vivide y la segunda para indicar cómo se iban de la reunión, estas son las palabras:

• Beharrezkoa, Gogotsu

• Aberatsa, Baikor

• Interesgarria, Pozik

• Interesgarria, Gogotsu

• Knplexua, Orientatuta

• Sorpresa, Gogotsu

• Norabidea, Itxaropentsu

• Zutabetsua, Arduraz