💬 Comunicación – Identidad y narrativa del proyecto

1. Introduccion y contexto

• Se confirmó que la plataforma se encuentra actualmente instalada en servidores externos, lo que permitirá libertad en los primeros meses para pruebas y ajustes, antes de migrar a los servidores institucionales.

• Se repasó la reunión con el grupo de trabajo TIC, considerada muy positiva, donde se avanzó en configuraciones técnicas clave incluida la autenticación.

• Se informa que el grupo de trabajo de Participación propone comenzar a despelgar EHuagora con los órganos existentes, comenzando por Rectorado, el Consejo de Gobierno y los Vicerrectorados de Participación y Comunicación como órganos piloto.

• Desde el área de Comunicación se recordó que el Consejo de Gobierno no puede participar como órgano piloto, dado que su reglamento obliga a mantener en secreto todas sus deliberaciones. Como ejemplo de esta obligación de confidencialidad, se citó que tampoco pueden retransmitirse sus sesiones por streaming.

• Se advirtió que iniciar con órganos que generan poca participación podría no despertar suficiente interés en la comunidad. Por ello, se consideró oportuno complementar esta fase inicial con un proceso de mayor impacto social para reforzar el atractivo inicial de Agora, por ejemplo, vinculándolo a la organización de una actividad universitaria de amplio seguimiento.

2. Principios de la participación en EHUagora e idioma

El grupo de trabajo sobre Participación está avanzando una serie de principios que constituirán la base del marco de EHUagora. Estos principios incluyen Transparencia, Trazabilidad, Respeto y diversidad, Lengua, Comunicación y Accesibilidad. Entre ellos, el principio lingüístico destaca que la plataforma debe garantizar la convivencia natural y equilibrada de las lenguas oficiales, reforzando el papel del euskera como lengua de servicio.

• Se confirma el acuerdo general con los principios lingüísticos propuestos: EHUagora debe reflejar la convivencia lingüística propia de la EHU, fomentando la normalización del euskera como lengua de servicio y trabajo.

• Toda persona podrá participar en cualquiera de las dos lenguas oficiales, y sus aportaciones serán respetadas en la lengua en que se expresen.

• Los contenidos institucionales se publicarán siempre en euskera y castellano, garantizando accesibilidad y equidad.

• Las intervenciones de la comunidad no serán traducidas para preservar autenticidad y libertad lingüística; la convivencia natural de las lenguas formará parte de la experiencia participativa.

3. Identidad visual y narrativa

La discusión se centró en garantizar que EHUagora se integre de manera coherente y homogénea en el ecosistema digital y comunicativo de la EHU, manteniendo alineación con el proceso de renovación institucional.

3.1. Denominación y criterios narrativos

• La denominación institucional será EHUagora, mientras que el nombre público de uso será Agora.

• La narrativa y los textos deberán adecuarse a los valores institucionales: participación, claridad, accesibilidad y convivencia lingüística.

• Se revisarán y ajustarán los textos actuales para alinearlos con el libro de estilo y el nuevo marco comunicativo.

3.2. Integración en el ecosistema web de la EHU

• La plataforma operará bajo el dominio oficial agora.ehu.eus.

• Dado el rediseño de la web institucional, Agora deberá integrarse plenamente en la nueva arquitectura digital para asegurar coherencia visual, técnica y de navegación.

• Se solicitará formalmente su incorporación al sistema de diseño global de la EHU para garantizar consistencia con el resto de servicios institucionales.

• Se estudiará la aplicación de estilos o filtros CSS corporativos a las imágenes utilizadas en EHUagora, permitiendo mantener la identidad visual sin exigir conocimientos técnicos a la comunidad.

3.3. Ubicación en la nueva web institucional

• Se propone situar EHUagora dentro del área Bizi (Vivir) de la futura web, asegurando una presencia estable y claramente reconocible.

• Se considera esencial mantener la percepción de continuidad dentro del entorno universitario, incluso con la renovación estética.

3.4. Identidad visual y estilo gráfico

• El logotipo de EHUagora seguirá el uso en minúsculas, en línea con otros servicios institucionales como Kultura.

• Se trabajará en la compatibilidad entre la imagen corporativa vigente y el rebranding institucional.

• Se valorará crear plantillas o sistemas automáticos que apliquen el estilo corporativo a las imágenes publicadas en la plataforma.

3.5. Calendario previsto

• La nueva identidad visual institucional podría estar lista en enero, lo que constituye un hito clave para la campaña de lanzamiento de EHUagora.

• Los tiempos del despliegue comunicativo deberán coordinarse con la disponibilidad del diseño definitivo.

4. Autenticación y autorización con cuentas universitarias

4.1. Criterio general de acceso

Se abordó quién debe poder acceder a Decidim/EHUagora mediante la autenticación corporativa. El equipo facilitador propuso que toda persona con una cuenta operativa en la EHU pueda acceder a la plataforma.

4.2. Viabilidad técnica

El Grupo de trabajo TIC confirmó que, desde el punto de vista técnico, este es el criterio más claro y viable: cualquier persona con una cuenta institucional activa —independientemente de su colectivo (PDI, PAS, alumnado, alumni u otros)— puede autenticarse.

4.3. Situación de las cuentas institucionales

Se informó de que el Grupo de trabajo TIC está realizando una limpieza de cuentas, aún no completada. Aunque existan cuentas activas de personas que ya no forman parte de la comunidad, se consideró que introducir restricciones adicionales en esta fase generaría más complicaciones que soluciones.

4.4. Diferencia entre autenticación y autorización

El equipo facilitador recordó la diferencia entre:

• Autenticación: acceso general mediante una cuenta institucional activa.

• Autorización: permisos específicos asignados según el rol de cada persona y según el proceso participativo.

4.5. Validación institucional pendiente

Se acordó que este criterio de acceso inclusivo es operativo y facilita el despliegue inicial. No obstante, deberá ser validado por el grupo motor y los órganos de decisión correspondientes.

5. Gobernanza

5.1. Modelo general de gobernanza

• El grupo de Participación propone un modelo de gobernanza compartida entre los Vicerrectorados de Comunicación, Participación y Transformación Digital, garantizando una responsabilidad distribuida y coordinada.

• Este modelo contempla que las personas titulares de los Vicerrectorados y de las Direcciones formen parte del órgano de gobernanza para asegurar participación directa en las decisiones estratégicas.

5.2. Organización interna y carga de trabajo

• Se subrayó la necesidad de reforzar la plantilla para asegurar la moderación, derivación y gestión cotidiana de EHUagora.

• Dado que actualmente no existe personal disponible para asumir esta carga, se consideró imprescindible un refuerzo específico tras el lanzamiento.

• Se planteó la posibilidad de que las tres personas del equipo sean administradoras iniciales, si bien se recalcó que será necesaria una persona dedicada específicamente en Comunicación para las tareas operativas.

5.3. Mapeo institucional y coordinación técnica

• Se identificó la falta de sistematización de listas de distribución, por lo que será necesario un mapeo de la estructura de la EHU en coordinación con el Grupo de trabajo TIC.

5.4. Autorización y asignación de roles

• Queda pendiente definir cómo se otorgarán permisos dentro de la plataforma según los diferentes roles y responsabilidades.

6. Posicionamiento y comunicación

6.1. Comunicación del propio proceso

• El lanzamiento de EHUagora deberá coordinarse con la disponibilidad de la nueva identidad visual institucional, prevista para enero, a fin de asegurar coherencia en el despliegue comunicativo.

• La fecha de lanzamiento de Agora deberá ser fijadadentro de este proceso de diseño del despliegue.

• Se propuso grabar breves "píldoras" en formato de entrevista al finalizar cada sesión, registrando un vídeo con la primera persona que abandone la reunión para resumir los temas tratados. Esta práctica se valoró como una vía eficaz para generar materiales ágiles que refuercen transparencia y visibilidad.

• Este enfoque, se irá configurando un estilo narrativo reconocible que podrá servir de referencia para futuros procesos en EHUagora.

• Se recordó que se mantiene el sistema de boletines quincenales/mensuales, que incluye resúmenes de las actas publicados en el blog, en línea con los principios de transparencia y trazabilidad.

6.2. Posicionamiento y proyección exterior

• Se subrayó la importancia de que la EHU y su comunidad se integren progresivamente en el ecosistema internacional de Decidim, tanto desde el punto de vista técnico como político.

• Se valoró positivamente participar en encuentros estatales e internacionales de la comunidad Decidim para compartir avances y situar a la EHU como agente activo en la innovación democrática digital.

• Se planteó, además, la posibilidad de organizar un encuentro territorial de Decidim en Euskal Herria durante la primavera, lo que reforzaría la proyección externa de Agora y permitiría mostrar públicamente el trabajo desarrollado.

• La presencia en estos espacios de referencia, como Metadecidim, contribuirá a consolidar el posicionamiento institucional de Agora y a dar visibilidad a la apuesta de la EHU por la participación digital.

7. Traducción automática

• Se discutió la integración de traducción automática y la colaboración con Hitz Zentroa para incorporar herramientas abiertas. Se ha creado una propuesta para ello.

• Se destacó que esta colaboración podría aportar reconocimiento internacional a la EHU por contribuir a herramientas de código abierto.